Согласно Закона Украины об отпусках в случае наступления временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке, в период нахождения в ежегодном отпуске, такой отпуск должен быть продлен или перенесен на другой период.
Аналогичным образом продлевается и переносится в случае болезни работника дополнительный отпуск работникам, имеющим детей, который предоставляется на основании ст. 19 Закона об отпусках (ч. 7 ст. 20 Закона об отпусках).
Таким образом, работник, который заболел в отпуске, сможет и поболеть, и продлить или перенести отпуск, если:
1) болезнь наступила в период ежегодного отпуска или дополнительного отпуска работникам, имеющим детей;
2) временная нетрудоспособность удостоверена в установленном порядке.
В соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона об отпусках к ежегодным отпускам относятся основной отпуск (ст. 6 Закона об отпусках), дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (ст. 7 Закона об отпусках), дополнительный отпуск за особый характер труда (ст. 8 Закона об отпусках), другие дополнительные отпуска, предусмотренные действующим законодательством.
Другие видов отпусков, не относящиеся к ежегодным, такие как отпуск без сохранения заработной платы, творческий отпуск, дополнительный отпуск в связи с обучением переносу и продлению не подлежат.
Относительно второго условия, а именно: удостоверения временной нетрудоспособности в установленном порядке, — определено, что временная нетрудоспособность работников удостоверяется листком нетрудоспособности.
Лицам, у которых временная нетрудоспособность наступила вне постоянного места проживания, в частности во время нахождения в отпуске, листок нетрудоспособности выдается по месту их временного пребывания с разрешения врача лечебно-профилактического заведения на число дней нетрудоспособности (п. 1.10 Инструкции № 455). При этом в листке нетрудоспособности работника в графе «Выдачу листка нетрудоспособности разрешаю» в обязательном порядке должна быть подпись главного врача, удостоверенная круглой печатью заведения здравоохранения.
Следовательно, оформленный должным образом листок нетрудоспособности является тем документом, который позволяет перенести или продлить ежегодный отпуск работника.
Вместе с тем, согласно разъяснению Минтруда, представленному в письме от 20.08.2010 г. № 233/18/99-10, в виде исключения, отпуск работника может быть продлен либо перенесен в случае, если работник предоставил справку о прохождении им в период ежегодного отпуска или дополнительного отпуска на детей обследования в специализированном лечебно-профилактическом заведении по поводу установления причинной связи заболевания с условиями труда. Такая справка выдается гражданам лечебно-профилактическим учреждением в произвольной форме на основании п. 2.17 Инструкции № 455 и заверяется подписью главного врача и печатью такого учреждения.
Если нетрудоспособность работника наступила во время отпуска, то не использованная в связи с болезнью работника часть ежегодного отпуска или дополнительного отпуска на детей предоставляется после окончания болезни, т. е. отпуск продлевается на период, равный периоду болезни.
Однако по соглашению с работодателем работник имеет право перенести не использованную в связи с болезнью часть отпуска на другой период. При этом должны соблюдаться требования ст. 12 Закона об отпусках, а именно:
— основная беспрерывная часть ежегодного отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней;
— неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.
Отметим, что если работник заболел до начала отпуска, то отпуск подлежит переносу на другой срок.
Как документально оформляются продление и перенос отпуска и производится расчет отпускных?
Документальное оформление продления и переноса отпуска.
Расчет отпускных
- Если работник заболел до начала отпуска, отпуск подлежит переносу на другой период. При этом работник не вправе в одностороннем порядке принимать решение о переносе отпуска на период, следующий сразу за днем окончания его временной нетрудоспособности. Новая дата ухода в отпуск работника устанавливается по согласию между работником и работодателем. Для этого работник обязан подать работодателю заявление о предоставлении отпуска с указанием желаемой даты начала отпуска и его продолжительности. Заявление работника передается для согласования работодателю, который проставляет на нем соответствующую резолюцию. Обращаем внимание: принимая решение о предоставлении отпуска работнику, работодатель обязан учитывать требования ст. 10 Закона об отпусках, устанавливающие перечень лиц, которым отпуск должен предоставляться в удобное для них время.
В случае положительного решения работодателя о предоставлении отпуска в срок, указанный работником в заявлении, такое заявление передается в отдел кадров, где на его основании издают приказ о переносе отпуска и вносят соответствующие изменения в график отпусков.
Если до начала болезни работнику были выплачены отпускные, то их сумму нужно зачесть в счет предстоящих выплат работнику.
Перед уходом в отпуск работника на основании графика отпусков издается приказ о предоставлении отпуска, который подписывается руководителем предприятия, после чего с ним ознакамливается под роспись работник.
Расчет отпускных производится в соответствии с Порядком № 100, исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск.
- Если работник хочет продлить отпуск, т. е. по окончании болезни, наступившей во время отпуска, использовать оставшуюся не отгулянной часть отпуска, то приказ о продлении отпуска работодателем, как правило, не издается. Дни временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке, в ежегодный отпуск не включаются. То есть отпуск автоматически продлевается на период, равный периоду временной нетрудоспособности работника.
Несмотря на то что действующим законодательством не предусмотрена обязанность работника информировать работодателя о своей болезни в отпуске, желательно, чтобы работник все же сделал это во избежание сбоев в работе предприятия. Работодатель, в свою очередь, может предупредить работника перед уходом в отпуск, чтобы в случае наступления временной нетрудоспособности в период отпуска он сообщил ему об этом.
Что касается расчета отпускных, то в случае продления отпуска сумма отпускных не пересчитывается независимо от того, пришлись ли дни, на которые продлен отпуск на тот же месяц или на следующий, но распределить отпускные по месяцам, на которые они приходятся, для целей применения налоговой социальной льготы и для сравнения с максимальной величиной базы начисления единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, нужно.
- Если работник, заболевший в период отпуска, хочет перенести не использованную в связи с болезнью часть отпуска на другой период, то он обязан согласовать свои действия с работодателем. Для этого ему необходимо подать заявление на имя руководителя предприятия с просьбой перенести не использованную в связи с болезнью часть отпуска и указать новую дату и продолжительность отпуска. Соглашаясь на перенос неиспользованной части ежегодного отпуска и согласовывая новую дату ухода в отпуск работника, работодатель должен учитывать требования:
— ст. 10 Закона об отпусках, содержащие перечень лиц, которым отпуск должен предоставляться в удобное для них время;
— ст. 12 Закона об отпусках.
В случае согласия работодателя на перенос неиспользованной части ежегодного отпуска издается приказ о переносе отпуска и вносятся соответствующие изменения в график отпусков.
В данном случае отпускные нужно пересчитать. Отпускные, выданные в счет неиспользованной части отпуска, засчитываются в счет предстоящих выплат. Впоследствии, при уходе работника в отпуск, отпускные рассчитываются заново, исходя из нового расчетного периода, который предшествует месяцу предоставления отпуска.
Оплата листка нетрудоспособности
В соответствии с Законом Украины “Об отпусках” в случае болезни работника в период пребывания в ежегодном отпуске ему предоставляется пособие по временной нетрудоспособности. То есть рассчитывать на получение больничных может работник только в случае, если в ежегодном отпуске заболел непосредственно он сам.
Что касается оплаты временной нетрудоспособности работника, наступившей в период нахождения в дополнительном отпуске на детей, то такой больничный оплачивается в таком же порядке, как и в случае болезни работника в период ежегодного отпуска. Данный вывод следует из положений Закона Украины “Об отпусках”, указывающих на то, что пособие не предоставляется, только если работник заболел в период отпуска без сохранения заработной платы, творческого отпуска, дополнительного отпуска в связи с учебой. То есть запрета на предоставление пособия, в случае если болезнь работника наступила во время его пребывания в дополнительном отпуске на детей, нет.
Основанием для назначения пособия является выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности. Если работник-отпускник на данном предприятии работает по совместительству, основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности будут копия листка нетрудоспособности, заверенная подписью руководителя и печатью по основному месту работы, и справка о средней заработной плате с основного места работы, справки о средней заработной плате по местам работы по совместительству (если застрахованное лицо работает на нескольких работах по совместительству).
Обращаем внимание: несмотря на то, что медицинская справка, выданная в случае прохождения работником в период отпуска обследования в специализированном лечебно-профилактическом заведении по поводу установления причинной связи заболевания с условиями труда, как уже указывалось ранее, является основанием для переноса либо продления ежегодного отпуска и дополнительного отпуска на детей, начислять пособие по временной нетрудоспособности работнику по справке нельзя.
Отдельно хотелось бы остановиться на случае, когда у работника, находящегося в отпуске, заболевает ребенок возрастом до 14 лет. Если работник во время ухода за больным ребенком находится в ежегодном отпуске, то листок нетрудоспособности выдается только со дня, когда такой работник должен приступить к работе. Получается, что в данной ситуации временная нетрудоспособность работника, в связи с уходом за больным ребенком, наступившая во время отпуска, не будет удостоверена в установленном порядке, как того требует Закон Украины “Об отпусках”, поскольку больничный лист в этот период не выдается. Таким образом, если во время нахождения работника в ежегодном отпуске у него наступает временная нетрудоспособность в связи с необходимостью ухода за больным ребенком, отпуск не может быть перенесен или продлен. Если в нарушение регламентируемых норм был выдан больничный, то он не оплачивается.
В случае если после окончания отпуска работника ребенок продолжает болеть, такому работнику должен быть выдан листок нетрудоспособности, который в соответствии с Законом Украин ”Об отпусках” является основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности. Напомним, что выплата пособия по временной нетрудоспособности по уходу за больным ребенком в возрасте до 14 лет производится с первого дня за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности за период, в течение которого ребенок нуждался в уходе по заключению врача, но не более чем за 14 календарных дней.
Обратите внимание еще на один важный момент: действующим законодательством не установлен срок давности для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности и оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя. То есть, в случае если работник сообщил работодателю о своей болезни в отпуске через продолжительное время (несколько месяцев) и предоставил ему должным образом оформленный листок нетрудоспособности, выданный ему в установленном порядке, работодатель обязан оплатить такой больничный листок, несмотря на его несвоевременное предоставление.
Далее на условном числовом примере рассматривается порядок расчета больничных и отпускных и отражение их сумм в бухгалтерском учете, в случае если работник заболел в отпуске.
ПРИМЕР РАСЧЁТА ОПЛАТЫ
Работник уходит в ежегодный отпуск с 01.07.2012 г. продолжительностью 24 календарных дня.
В расчетном периоде (июль 2011 года — июнь 2012 года) ему была начислена заработная плата в размере 60000 грн.
Количество календарных дней, участвующих в расчете средней заработной платы:
365-10 = 355 (к. дн.), где 365 — количество календарных дней в расчетном периоде,
10 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на данный расчетный период.
Среднедневная заработная плата для расчета отпускных составит:
60000 : 355 = 169,01 (грн.).
Сумма отпускных составит:
169,01 х 24 = 4056,24 (грн.).
Согласно требованиям Закона “Об отпусках” отпускные выплачиваются работнику за три календарных дня до начала отпуска, т. е. 27 июня 2012 года.
Находясь в ежегодном отпуске, работник сообщил, что он заболел. Согласно предоставленному листку нетрудоспособности он болел с 21 по 25 июля 2012 года.
Страховой стаж работника 10 лет.
В расчетном периоде (январь — июнь 2012 года) ему была начислена заработная плата в размере 30000 грн. Количество отработанных дней в расчетном периоде — 120 раб. дн. На предприятии установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными — суббота и воскресенье.
Рассчитаем сумму больничных.
Оплате подлежат 3 рабочих дня, приходящихся на период болезни. Причем они оплачиваются за счет средств работодателя.
Определим среднюю заработную плату для расчета выплат по временной нетрудоспособности:
30000 : 120 = 250 (грн.).
Сумма оплаты трех дней временной нетрудоспособности составит:
250 x 3 = 750 (грн.).
По просьбе работника:
I вариант - ежегодный отпуск был продлен на 4 календарных дня, приходящихся на период временной нетрудоспособности (с 26 по 29 июля 2012 года);
II вариант — после окончания временной нетрудоспособности на основании заявления работника и приказа руководителя неиспользованная в связи с болезнью часть отпуска (4 календарных дня с 21 по 24 июля 2012 года) была перенесена на август 2012 года (с 25 по 28 августа 2012 года).
I вариант. В связи с тем, что отпуск работнику был продлен, сумма отпускных не пересчитывается. Четыре календарных дня, на которые продлен отпуск, пришлись на июль 2012 года. Таким образом, в июле 2012 года работодатель начислит работнику отпускные за 24 календарных дня (за периоды с 01 по 20 июля 2012 года и с 26 по 29 июля 2012 года) и больничные за 3 рабочих дня (21, 22 и 25 июля 2012 года).
Обратите внимание: несмотря на то, что на основании листка нетрудоспособности работодатель оплачивает рабочие дни, приходящиеся на период болезни, отпуск продлевается (как в рассматриваемой ситуации) или переносится на количество календарных дней болезни, совпавших с периодом отпуска.
II вариант. В случае переноса не использованной в связи с болезнью части отпуска на август 2012 года работодатель должен будет в июле 2012 года начислить работнику отпускные за 20 календарных дней (с 01 по 20 июля 2012 года), больничные за 3 рабочих дня (21, 22 и 25 июля 2012 года) и заработную плату за 4 рабочих дня (с 26 по 29 июля 2012 года).
Рассчитаем сумму отпускных за 20 календарных дней отпуска:
169,01 х 20 = 3380,20 (грн.).
Согласно штатному расписанию оклад работника в июле 2012 года составляет 5000 грн.
Заработная плата за отработанные дни июля 2012 года составит:
5000: 21 x 4 = 952,38 (грн.),
где 21 — количество рабочих дней в июле 2012 года согласно графику работы предприятия.
Далее рассчитаем сумму отпускных, приходящихся на август 2012 года.
В соответствии с условием примера в августе 2012 года работник пойдет в отпуск на 4 календарных дня (с 25 по 28 августа 2012 года).
Расчетным периодом в данном случае является август 2011 года — июль 2012 года.
Общий доход, начисленный работнику в расчетном периоде, составит 60085,58 грн.
Количество календарных дней без учета праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период, — 355 календарных дней (365 — 10).
Средняя зарплата составит: 60085,58 : 355 = 169,26 (грн.).
Сумма отпускных за 4 календарных дня составит:
169,26×4 = 677,04 (грн.).
В бухгалтерском учете начисление и выплата отпускных отражаются в общем порядке.